Identificadores y registros de entidad

No, y este es el malentendido que más tiempo cuesta. El 4 de abril de 2022 SAM.gov y los demás sistemas de adjudicación de EE. UU. pasaron al Unique Entity ID de 12 caracteres, y el D-U-N-S dejó de ser el identificador de las adjudicaciones federales. Si lo que busca son contratos o ayudas federales, no necesita un D-U-N-S: necesita la validación de la entidad y un UEI. Lo que el D-U-N-S sí abre es otra cosa: Apple Developer Program, cuentas de organización en Google Play, su expediente crediticio y el alta como proveedor en sistemas de compras corporativos.

No. Según la FAR 52.204-16, la Defense Logistics Agency asigna el código CAGE a las entidades ubicadas en Estados Unidos o sus territorios, mientras que el NCAGE es la vía para las entidades de fuera. Una LLC de Delaware que compra un NCAGE no ha comprado nada. Por eso la primera pregunta es siempre dónde está ubicada la entidad: de ahí sale si le corresponde CAGE o NCAGE — y a veces que no hay nada que pedir.

Depende de para qué se registre. Desde noviembre de 2022 SAM.gov dejó de pedir el NCAGE a los solicitantes que no buscan financiación del Departamento de Defensa y se registran solo para ayudas. Pero según la FAR 52.204-16 el código sigue siendo obligatorio antes de que se adjudique un contrato federal. Ambas mitades importan: vender el NCAGE como la puerta de SAM.gov está caducado, y decir que se suprimió le cuesta la adjudicación.

Porque son una verificación de identidad de la entidad. La razón social, la forma jurídica y el domicilio tienen que concordar con la escritura, y al menos un documento de menos de cinco años debe contener a la vez la denominación exacta y un domicilio físico: no se acepta un apartado de correos. Los documentos en otro idioma solo viajan con traducción certificada completa, y la propia certificación tiene fecha de caducidad. Un carácter desalineado, o un escaneo con el borde cortado, le devuelve a la cola sin explicación útil.

Parte del trabajo es decirle que no hay nada que hacer. Una entidad limpia, con escritura en inglés, un nombre que coincide en todas partes y sin prisa, no nos necesita. Nuestro trabajo empieza donde los sistemas discrepan: una razón social transliterada, un domicilio en zona franca, documentos en árabe o cirílico y un expediente de SAM.gov que debe coincidir carácter por carácter con el de NCAGE. Lo que contrata es el expediente conciliado y la decisión de secuencia, incluida la respuesta de que no le hace falta.